Gör det själv
Det är enkelt att införa MetaShare. I praktiken innebär införandet av MetaShare att gå från en mappstruktur till en metadatastruktur och att dokument taggas med metadata istället för att sparas i olika mappar.
Det kan låta svårt men går snabbt och smidigt. Tidsåtgången från start till att man kan börja arbeta i MetaShare är vanligtvis 1 till 3 veckor.
1. Val av ytor
2. Val av struktur
Varje yta behöver därefter en struktur. Denna baseras på organisationens val av metadatafält/taggar, vilka filter/kolumner som ska visas, etc. MetaShare konfigureras utifrån dessa val. Därefter sker skapandet av arbetsytor.
3. Flytt av dokument
Det är enkelt att flytta dokument från filserver eller från SharePoint siter till en eller flera dokumentytor i MetaShare. Först markerar man upp vilka dokument som ska migreras, därefter sker en succesiv överflyttning.
4. Utbildning
I samband med införandet av MetaShare rekommenderas en användarutbildning för genomgång av funktioner och vald struktur.
Anpassning, konfiguration & förvaltning
Konfiguration utan kod
MetaShare kan konfigureras utan anpassad kod för att skapa:
- Arbetsytor
- Metadatafält
- Vyer
- Arbetsflöden
Detta möjliggör snabba förändringar vid nya verksamhetsbehov.
Utökningar och tillägg
Vid behov kan MetaShare kompletteras med:
- Skräddarsydda integrationer
- Processautomation
- Integrationer
- Specialvyer och rapporter[GS9]
Förvaltningsbarhet
- Konfigurationer är versionssäkra[GS10]
- Anpassningar påverkas inte av uppgraderingar
- Förändringar kan införas kontrollerat
Roller & ansvar
Ways – plattformsleverantör
Ansvarar för:
- Plattformens funktionalitet
- Uppgraderingar
- Support och underhåll
- Anpassningar och integrationer
- Utbildning och projektstöd
Kundens IT‑organisation
Ansvarar för:
- SharePoint och M365-drift
- Säkerhet och behörigheter
- Integrationer
- Intern användarsupport
Projektledare/verksamheten
Ansvarar för:
- Kravställning
- Processdesign
- Testning och kvalitetssäkring
- Koordinering mellan IT och verksamhet
Vanliga behov vid införandet av MetaShare
Migrering
Att migrera dokument till SharePoint förbättrar arbetet och ökar innehållskvaliteten, men kräver noggrann planering, förberedelse och uppföljning.
En smidig dokumentmigrering till SharePoint kräver användning av ett migreringsverktyg. En väsentlig aspekt är att säkerställa att samtliga dokumentegenskaper som skapare, ändringsdatum och skapelsedatum bevaras.
Vår expertis och migreringsverktyg kan hjälpa dig att göra detta smidigt. Kontakta oss för att lära dig mer om hur vi kan stödja din dokumentmigrering till SharePoint.
Integrationer
MetaShare kan integreras på flera olika sätt. Integrationen utförs genom standardmetoder och API: er från Microsoft för att åstadkomma olika typer av integrationer
- Metadataintegration
- CRM-system eller affärssystem
- Automatisering av processer
- Intranätintegration
- etc.
Har du behov av eller vill ha mera information kontakta Ways, bolaget bakom MetaShare.